Механизмът може да бъде задействан на базата на подадено искане за помощ. То може да дойде както от засегнатата страна, така и от международни организации като ООН или неправителствени организации като международната организация по миграцията.
Това каза в интервю за "Хоризонт" Грегор Волай от Европейския център за координация при извънредни ситуации и обясни:
В координационния център за отговор при извънредни ситуации, базиран в Брюксел, получаваме искането, след което го предаваме на всяка от страните-участнички в механизма чрез системата ни за комуникация при извънредни ситуации. След това те ни казват какво могат да предложат.
Страните предлагат помощ изцяло на доброволна основа, обясни Волай и даде пример, какво би станало, ако България поиска такава помощ:
Да кажем, Германия решава какво може да даде, след което уведомява европейския координационен център при извънредни ситуации, така че нещата да не се дублират и да не се налага България да влиза в контакт с всички страни-членки и дори участнички в механизма. За България е добре да има само един партньор, като тя е активно включена в цялата система. Съществува и т.нар. "европейски капацитет за отговор при извънредни ситуации", който наричаме доброволческо бюро. В него страните са заложили предварително ресурсите си за случаи като наводнения, земетресения или пожари - в бюрото има конкретни неща, наречени "модули за спасително-издирвателни работи в градски условия", "модули с висок капацитет за изпомпване на водата", спасителни кораби. След като те са там, това означава, че в случай на наводнения в България, ресурсът на тези страни може да бъде разгърнат далеч по-бързо към засегнатата страна, защото ние вече знаем, че този капацитет съществува и че страните имат желание да го предоставят.
На въпрос за колко време първата помощ може да пристигне в засегнатата страна, Волай отговори:
